40 dicas para o Office XP
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21. Insira hiperlinks via teclado
Selecione o texto, gráfico ou objeto que deseja vincular.
Pressione Ctrl + K no teclado.

Na caixa de diálogo Inserir hiperlink, selecione as opções que deseja utilizar para o link e clique em Aceitar.

22. Mantenha um seguimento nas bases de dados
Uma nova pasta em Meus Documentos, "Minhas fontes de dados", permite aos usuários encontrar rapidamente uma conexão a uma base de dados ou outra fonte de dados sem ter que perder tempo buscando-a

Na pasta Meus Documentos, selecione Minhas fontes de dados. Clique em Conectar-se a uma nova fonte de dados e recorra ao Assistente.

Uma vez adicionada a fonte de dados, você poderá voltar a acessá-la facilmente com apenas um clique no arquivo de fonte de dados criado.

23. Configure o PC de casa igual ao do trabalho
Com o assistente "Salvar minhas configurações", os usuários podem guardar suas configurações diretamente em um arquivo no qual podem acessá-las facilmente e aplicá-las a outra máquina. Os usuários já não precisam recriar suas configurações um uma segunda máquina. Esta função inclusive poupa o tempo já que os administradores podem, mover as configurações rapidamente de uma máquina para outra.

Vá em Iniciar, selecione Programas, logo Ferramentas Microsoft Office e, por último, o Assistente salvar minhas configurações". Siga os passos indicados.

24. Insira imagens no documento em que está trabalhando
Na Web estão disponíveis milhares de imagens, sons, fotografias e animações clip-art que podem ser acessadas a partir de aplicativos do Office XP.
A Galeria Viva de Clip-art é atualizada mensalmente para que os usuários possam ampliar constantemente as possibilidades de seu design.

A partir de qualquer das aplicações Office XP, selecione Imagem de Clip Art no menu Inserir.

Aparece um painel de tarefas "Inserir imagem pré-definida". Você pode escrever no campo "Buscar Texto" a imagem que deseja encontrar no computador ou na Web.

25. Abra documentos Somente Leitura?
No Excel e no Word, selecione Abrir no menu Arquivo. Selecione o arquivo que deseja abrir.

Selecione a seta logo abaixo do botão Abrir e escolha Abrir como somente leitura.

A partir daí você também pode abrir o documento selecionado como uma cópia ou também como Abrir e editar o documento.

26. O que fazer quando um aplicativo não responde
Os usuários podem optar por apagar um aplicativo que não está respondendo enquanto se inicia a recuperação do documento. Também podem enviar o problema à Microsoft ou ao seu departamento de informática corporativa ao mesmo tempo.

Se uma aplicação não está respondendo, vá até o menu Iniciar do Windows.

Em programas, selecione Ferramentas Office.

Depois selecione Recuperação do aplicativo Office de Microsoft.

Selecione reiniciar ou finalizar o aplicativo.

27. Comprima imagens e deixe seus arquivos mais leves
Você pode comprimir imagens dentro de seus arquivos Office XP.
Abra a barra de ferramentas "Imagens" e selecione a que deseja comprimir.

Clique no botão Comprimir Imagens da barra de ferramentas Imagens.

Você pode selecionar o uso que deseja dar ao arquivo (Web, impressão, imagens para a tela, etc) e designar uma ou todas as imagens que devem ser otimizadas no arquivo. Depois, as imagens se encolhem e comprimem de maneira que se minimiza seu tamanho e seu peso sem reduzir a qualidade visual.

Onde estão as opções de segurança?
As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis sob um único comando em Ferramentas>Opções. Isto permite acessá-las facilmente sem ter que dirigir-se a vários lugares.

Em qualquer dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas.

Selecione o marcador Segurança.

29. Privacidade nos documentos
Word, Excel e PowerPoint extraem vários tipos de informação pessoal dos documentos, mantendo sua privacidade quando você não quer que outras pessoas saibam quem criou ou modificou arquivos.

Selecione Ferramentas > Opções em qualquer destes aplicativos e clique em Segurança.

Nas opções de Privacidade, marque Eliminar informação pessoal deste arquivo ao salvar.

Quando salvar o arquivo, o Office apagará a informação pessoal ou a substituirá por dados genéricos.

30. Como personalizar o Office
Agora é possível criar um arquivo de configurações personalizadas, incluindo menu, barra de ferramentas e modificações de padrão. Armazene o arquivo localmente ou em um servidor seguro e depois, quando for utilizar um computador com Office XP com o qual não esteja acostumado, você poderá usar esse arquivo de perfil e convertê-lo em uma "cópia" virtual do seu.
Para fazer seu perfil clique no menu Iniciar do Windows. Escolha Ferramentas de Microsoft e clique em "Assistente Guardar minha Configuração". Siga as instruções do Assistente.

Guarde esta configuração localmente, na rede da empresa ou em seu disco de backup (o arquivo de configuração cabe num disquete).

Se o disco rígido do seu computador tiver problema e tiver que ser reinstalado o Office, poderá restauras facilmente sua configuração a partir deste arquivo.

31. Reposicionar os painéis de tarefa
Os novos painés de tarefas do Office (janelas que contêm ferramentas adequadas ao contexto) dão acesso a todo tipo de ferramentas de edição, mas ocupam ocupam bastante espaço na tela e podem atrapalhar a visão. Você pode mover os painéis de tarefas de qualquer aplicativo do Office da janela principal e colocá-los em qualquer lugar da tela, assim como pode reduzir seu tamanho.

Clique na parte superior do painel de tarefas e arraste-o para onde quiser. Na próxima vez que executar este programa e aparecer o painel de tarefas, estará onde você o deixou por último.

De fato, todos os programas do Office XP dão seguimento ao seu próprio painel de tarefas. Assim, você pode movê-lo para lugares diferentes no Word e no Excel, por exemplo, e eles aparecerão cada um no lugar em que você o deixou. Assim, você não perde tempo reconfigurando a área de trabalho a cada vez que inicia o aplicativo.

32. Ajuda no trabalho
Acesso fácil às tarefas importantes de maneira rápida e oportuna. Para ativar os painéis de tarefa em cada programa faça o seguinte:

Vá ao menu Exibir e ative a opção Painéis de Tarefas.

Os Painéis de Tarefas se ativam automaticamente quando selecionamos algumas opções que precisam de um assistente.

33. Não abra páginas Web inadvertidamente no Word
Ao selecionar texto que tenha links em um documento do Word, pode acontecer de se abrir acidentalmente uma página Web ou um outro documento.
Com o Word 2002, você pode exercer mais controle sobre a função de links em seu documento em: menu Ferramentas > Opções > Editar.

Marque Usar Ctrl + Clic para links.

34. Proteja suas apresentações de PowerPoint
Se quiser assegurar-se de que suas apresentações não sejam vistas e/ou mudadas por outros usuários, o PowerPoint 2002 pode protegê-las enquanto você trabalha nelas.

No menu Ferramentas, clique em Opções e em Segurança.

Escolha uma senha e digite-a em Senha para Abrir ou Senha para Alterar, dependendo se você deseja que outros não possam ver a apresentação e/ou não possam modificá-la.

Clique em OK.

35. Conte as palavras enquanto trabalha
Se você precisa saber quantas palavras tem o seu documento, em vez de empregar a função Contar palavras do menu Ferramentas, use a nova barra de ferramentas contar palavras..

No menu Exibir, marque Barras de ferramentas e clique em Contar palavras.

Clique em voltar a contar para atualizar a conta quando desejar. Também é possível ver o número de caracteres, linhas, páginas e parágrafos.

36. Continue a numeração de forma simples com as marcas inteligentes
Algumas vezes é necessário interromper uma lista numerada para introduzir un parágrafo de texto regular. Para continuar rapidamente com a numeração no parágrafo seguinte:

Clique em parágrafo de numeração na barra de ferramentas de Formato.

Quando aparecer a etiqueta de Opções de Autocorreção, selecione Continuar numeração.

A numeração continuará a partir do ponto em que foi interrompida.

Observação: se o botão de Opções de Autocorreção não aparece automaticamente, clique no menu de ferramentas das Opções de Autocorreção e marque as caixas Mostrar opções de autocorreção.

Por último, clique na aba Formatar enquanto escreve e marque a caixa de listas numeradas automática.

37. Sem lixo eletrônico
Rechace os emails que são lixo esvaziando a pasta Itens excluídos. Ao esvaziar a pasta de Itens excluídos, o Microsoft Outlook 2002 oferece a opção de enviar ou não enviar a confirmação de leitura solicitada pelo remetente (o Outlook 2002 também oferece esta opção depois que você recebe o email).
Muitos spammers (quem envia e-mails não solicitados) pedem a confirmação de leitura ou a resposta apenas para assegurar-se de que o endereço de e-mail está ativo O melhor que se pode fazer é descartar essas mensagens sem repondê-las. Se os remetentes percebem que sua conta de correio eletrônico não está ativa é bem provável que a eliminem da lista.

Nota: O Outlook 2002 inclui outras características que podem ser utilizadas para limitar o lixo eletrônico na sua caixa postal.

38. Verifique o nível de segurança de macros
Abra o Word 2002, Microsoft Excel 2002 ou Microsoft PowerPoint 2002.

No menu Ferramentas, clique em Opções.

Clique em Segurança.

Em Segurança de macros, clique na ficha Nível de segurança e verifique se Alto está ativado.

Se você recebe um arquivo (seja um livro, uma apresentação, um documento, etc) que contém macros (uma macro pode gravar os cliques do mouse e as teclas digitadas enquanto você trabalha e permitir reproduzí-los depois) assinadas com um certificado revogado, o conteúdo pode não ser seguro. Por isso, é importante manter o nível de segurança de macros em Alto.

39. Mude a cor de fundo de um organograma
Clique com o botão secundário do mouse no organograma (se você clicar em uma forma do organograma dentro do marcador de posição, aparecerá outro menu,clique em Formato do organograma.
Na ficha Cores e Linha, clique na lista de cor e siga um destes procedimentos:

Para alterar a cor para uma pré-determinada, clique em Automático.

Para escolher uma cor diferente, clique em uma das cores situadas abaixo de Automático.

Para escolher entre outras cores, clique em mais cores, a seguir na ficha Padrão e clique na cor que deseja. Também pode clicar na ficha Personalizado, para mesclar sua própria cor.

Obs: Também pode selecionar Efeitos nesta lista para escolher entre opções como degrade. textura, trama e imagem.

40. Coloque título em um organograma
Depois de inserir o organograma, clique no ícone Quadro de texto da barra de ferramentas Desenho e arraste até o lugar onde quer colocar o título.

Na caixa de texto, digite o título do organograma.

No Word, arraste a caixa de texto para situá-la exatamente no lugar que deseja.

No Excel ou PowerPoint, clique com o botão secundário do mouse na caixa de texto e clique em Recortar.

Clique com o botão secundário do mouse dentro da borda do desenho do organograma e clique em Pegar. Depois, arraste o texto para onde quer que o título fique.

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