| Graças ao novo conjunto
de funções que entrega ao usuário, o Office
XP simplifica a forma de trabalhar de cada um, permite que as
pessoas colaborem nos documentos e trabalhem com outros usuários
e possibilita a integração permanente de serviços
adicionais no Office. Este software de produtividade é
o complemento do sistema operacional Windows XP. Ambos possuem
o apelido XP que significa eXPeriência, ou seja, apelam
à experiência do usuário com o desempenho
de seu computador e software. 1. Como ordenar a barra de tarefas Se você trabalha com vários documentos
ao mesmo tempo, mude a configuração para que a
barra de tarefas mostre apenas um ícone para cada programa
Office. 2. Crie um menu com os comandos mais usados Independentemente da versão de Office
XP que você esteja usando, pode fazer com que este seja
mais eficiente. Os subprogramas Word, Excel, PowerPoint e Outlook
oferecem a possibilidade de criar um menu personalizado dos
comandos que você mais usa. Aprenda: 3. Edite conteúdos da Web com os programas do Office. Você pode guardar conteúdos Web
sem problemas em um documento do FrontPage, Word ou Excel e
personalizá-lo, se for necessário. Aprenda: 4. Como usar um painel de tarefas flutuante Para ajustar a largura do painel de tarefas,
mova o ponteiro sobre a borda esquerda, até que se transforme
em uma seta com duas pontas. Clique sobre a borda e arraste-a
até que adquira a largura desejada. 5. Crie hiperlinks com mais facilidade Para adicionar com rapidez um hiperlink a um
documento faça o seguinte: Este truque pode ser usado em todos os programas Office, menos no Publisher. Também funciona no Outlook, mas apenas se utilizarmos o Word como editor de mensagens. 6. Imprima uma apresentação em branco e preto Este processo não altera as cores nem o desenho da apresentação original colorida. No menu Visualizar, escolha Cor ou escala de cinza, depois clique em Escala de cinza ou Branco e preto puros. Para ajustar o aspecto de algum objeto, clique com o botão secundário do mouse no objeto, escolha Escala de cinza ou Configuração em branco e preto no menu e, a seguir, clique na opção que quiser. Para selecionar vários objetos, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica com o botão secundário do mouse em cada objeto, escolha Escala de cinzas ou Configuração em branco e preto puro no menu contextual e, a seguir, clique na opção desejada. Obs: podem ser aplicadas diferentes configurações de escala de cinzas ou de branco e preto a objetos do mesmo slide. 7. Instalar ou remover componentes individuais do Office Se está instalado un programa do Microsoft Office a partir de um servidor de arquivos de rede ou uma pasta compartilhada, deve-se instalar ou remover componentes a partir desta localização. Se o programa do Office está instalado a partir do CD-ROM e se atribui uma nova letra para designar a unidade de CD-ROM desde a instalação, volte a realizar a instalação a partir do CD-ROM. Se está executando arquivos de um programa de Office a partir do CD-ROM, deve desinstalar o programa do Office para reinstalá-lo do CD-ROM. Saia de todos os programas. No Painel de Controle do Windows, clique duas vezes sobre o ícone Adicionoar ou Remover programas. Siga um destes procedimentos: Para Windows 2000 y Windows Millennium Edition: Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft Office, no quadro Programas instalados e, a seguir, clique em Alterar. Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa no quadro Programas instalados e, a seguir, clique no botão Alterar. Para Windows 98 y Windows NT 4.0: Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft Office, na ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionoar ou Remover. Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa na ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionar ou Remover. Siga as instruções da tela. 8. Mude a aparência de um tema da Ajuda Alguns dos conteúdos deste tema podem não ser aplicáveis a certos idiomas. Abra a janela de ajuda: no menu de Ajuda, clique em Ajuda de Microsoft nome do programa. Se aparecer o Assistente do Office, clique em Opções no globo de Ajudante e desmarque Utilizar o Assistente do Office. Clique em Aceitar para fechar a caixa de diálogo e, no menu de Ajuda, clique outra vez em Microsoft nome do programa. Na janela Ajuda, clique em Opções, e em seguida em Opções de Internet. Na ficha Geral, clique em Acessibilidade e a seguir em Ignorar as cores especificadas nas páginas Web. Clique em Aceitar. Na caixa de diálogos Opções de Internet, siga um dos dois procedimentos a seguir: - Mudar a cor de fundo ou o texto da Ajuda: Na ficha Geral, clique em Fontes e selecione as opções que desejar. Obs: Se mudar a fonte e a cor de fundo dos temas da Ajuda na janela Ajudda, a mudança também afetará a fonte e a cor de fundo quando você acessar uma página da Web no Internet Explorer. 9. Imprima um tema da Ajuda Siga um dos procedimentos: Para imprimir um conjunto de temas, na janela Ajuda clique na ficha Conteúdo. Se não estiver visível, clique em Exibir para aparecer o painel de exploração. Selecione o título que deseja imprimir e clique em Imprimir. Para imprimir só a página atual, clique em Imprimir o tópico selecionado. Para imprimir todos os tópicos do título selecionado, clique em Imprimir o título selecionado e todos os subtópicos. Selecione as opções de impressão que desejar. 10. Desative as marcas inteligentes No menu Ferramentas, clique em Opções de Autocorreção. Clique na ficha Marcas inteligentes. Desative Mostrar os botões de ações das marcas inteligentes. Clique em Aceitar. Note que a desativação de qualquer um dos botões de marcas inteligentes acontece em todos os programas do Office que tenham esta opção. Ou seja, se desativar no Word, o mesmo acontecerá no PowerPoint. 11. Comprovação de erros O botão Erro aparece quando uma entrada de uma célula infringe um conjunto de regras para fórmulas. Por exemplo, se você escrever um cálculo que implica uma divisão por zero, aparecerá uma marca verde no extremo superior esquerdo da célula. Ao clicar na célula marcada, aparecerá o botão Erro. Várias opções serão oferecidas ao clicar na seta de extensão. As duas primeiras facilitam a melhor solução para o erro. As outras cinco são ações padrão para fórmulas. Para desativar a comprovação de erros, no menu Ferramentas clique em Opções. Clique na ficha Comprovação de Erros. Desmarque a caixa Habilitar comprovação de erros em segundo plano. Clique em Aceitar. Botão Opções de Autocorreção: Nos programas PowerPoint, Word e Outlook, o botão Opções de autocorreção aparece quando o programa realiza uma correção automática e você retrocede o ponteiro ou o coloca sobre a dita correção automática. Por exemplo, você terminou de escrever uma lista numerada, mas a função Autocorreção numea também a linha seguinte e você pressiona tecla voltar para apagar o número. O botão Opções de Autocorreção aparece e oferece três opções: desfazer a mudança (voltar ao texto anterior), refazer a autocorreção ou criar uma exceção para este caso específico. Para controlar as opções de autocorreção, ajuste as seleções da caixa de diálogo Autocorreção. 12. Guarde e restaure a configuração específica do Office XP Feche todos os programas do Office que se encontrem
em execução. No menu Iniciar, escolha Programas,
Ferramentas do Microsoft Office e, em seguida, clique em Assistente
para guardar minha configuração. Siga as instruções
que aparecem na tela para usar o Assistente. As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis em uma só aba em Ferramentas>Opções. Isto permite ao usuário chegar facilmente às suas opções de segurança sem ter que ir a várias localizações. Em qualquer um dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas. Selecione a aba segurança. 13. Busque certificados revogados no Office XP Para arquivos assinados (documentos, apresentações ou livros de trabalho): Um arquivo assinado conterá o ícone da firma (um carimbo, um selo ou o logo) na barra de status. No menu Ferramentas, clique em Opções. Clique na ficha Segurança. Clique em Assinaturas Digitais. Para ver os detalhes de um certificado determinado, selecione o nome do assinante e clique em Ver certificado. 14. Feche o painel de tarefas no Office XP O painel de tarefas é uma área do Office XP que mostra os comandos utilizados mais comumente. Se você não deseja utilizar o painel, pode fechá-lo durante a sessão atual do programa. Você também pode desativá-lo para que ele não apareça quando iniciar um programa do Office XP. Para fechar o painel durante a sessão atual do programa: No canto superior direito do painel de tarefas, clique em Fechar. Obs: para ter de volta o painel de tarefas durante a sessão atual do programa, clique em Painel de tarefas do menu Visualizar. (No Access, selecone Barras de ferramentas no menu Visualizar e, em seguida, clique em Painel de tarefas). 15. Evite que o Painel de tarefas se abra ao iniciar um programa No meu Ferramentas, clique em Opções.
Na ficha Vista, sob Mostrar, desmarque Painel de tarefas de
inicio check box (no FrontPage, na ficha Geral, sob Inicio,
desmarque a opção Painel de tarefas ao iniciar).
16. Crie macros de voz Office XP não permite criar macros ativadas por voz, mas é possível combinar o reconhecimento de voz com uma macro de aplicações do Office XP para ter o mesmo resultado. Digamos que você queira criar um comando que lhe permita adicionar seu endereço em um documento de Word. Siga este processo de três fases (note: o processo funciona em quase todas as aplicações do Office XP, mas há algumas diferenças no Outlook). Crie uma macro que registre as ações e/ou a entrada de texto. Vá até Ferramentas>Macro>Registrar nova macro para começar. Personalize uma barra de ferramentas em Ferramentas>Personalizar e clicando na aba Barras de ferramentas. Clique em Nova, escreva um nome para a barra dentro do campo Barra de Ferramentas e clique em OK. Aparecerá a nova barra de ferramentas. Arraste-e ao seu lugar com o resto das barras de ferramentas. Por último, acrescente o novo botão de macro à barra de ferramentas personalizada que acabou de criar. Clique na aba Comandos da caixa de diálogo Personalizar. Na lista de Categorias, selecione Macros e arraste a nova macro desde o quadro de comando da direita até a barra personalizada. Clique em fechar o quadro personalizar. Agora você pode ativar esta macro somente nomeando- (a do botão da barra de ferrramentas). 17. Exporte certificados digitais Se você utiliza certificados digitais
para assinar arquivos ou macros no Microsoft Office XP, é
possível que em algumas ocasiões precise transferir
estes certificados a outro equipamento para poder utilizá-los
também nesta segunda máquina. Os exemplos abaixo
descrevem ocasiões nas quais é possível
que você deseje transferir seus certificados: Cuidado: A chave privada autentica sua assinatura digital, portanto você deve ter muito cuidado ao exportá-la. Por exemplo: é preferível que exporte sua chave privada unicamente para equipamentos seguros aos quais você tenha acesso exclusivo. Exportar um certificado digital: Na ficha Conteúdo, em Certificados, clique em Certificados e depois selecione o certificado que quer exportar. Clique em Exportar. Siga as instruções do Assistente para exportar os certificados. Quando for solicitado, clique em Examinar para selecionar uma localização e, a seguir, escreva um nome de arquivos para o certificado exportado. O nome de arquivo deve ter a extensão .pfx Para transferir o certificado exportado a outro equipamento, você pode enviá-lo dados anexados a um e-mail ou copiá-lo para um disco ou outra localização compartilhada em um servidor. Para importar o certificado, copie-o para uma pasta no novo equipamento, clique duas vezes no certificado e siga as instruções do Assistente para importação. 18. Como utilizar o reconhecimento de voz O Office XP inclui software de reconhecimento de voz, mas não instalará essa característica no disco até que você escolha, Instalação Personalizada e abra as Características Compartilhadas do Office > Entrada alternativa de usuário > Voz e selecione "Executar de Meu Computador". Também se pode instalar esta característica posteriormente. A forma mais simples de acrescentar voz desde o Word 2000.
Se não tiver o Word instalado, é possível habilitar o reconhecimento de voz da seguinte forma: Iniciar > Configuração > Painel de Control e Adicionar/Remover Programas. Na aba Instalar/Desinstalar, escolha Microsoft Office XP e clique em Adicionar/Remover. Aparece o diálogo de instalação do Office XP. Selecione Adicionar ou Remover Características e clique em Seguir. Em Características para Instalar, clique no sinal (+) junto a Características Compartilhadas de Office. Clique no sinal (+) junto a Entrada Alternativa de Usuário, clique em Voz, e escolha Executar de Meu PC" no menu Clique em Atualizar. 19. Use a área de transferência do Office A área de transferência melhorada
permite copiar até 24 informações (elementos)
diferentes de uma só vez, através de todos os
aplicativos do Office ou da Web e arquivá-las no Painel
de Tarefas. Copie ou corte os elementos como de costume. A área de transferência do Office se ativa automaticamente quando o usuário copia ou corta um elemento. Para ver os elementos na área de transferência: no Painel de Tarefas, menu Exibir, selecione Área de Transferência do Office. Para selecionar um elemento individual da área de transferência, clique na seta localizada junto ao elemento que deseja e clique em Selecionar. Se deseja eliminar o elemento da área de transferência, clique em Excluir. Pode-se selecionar elementos da área de transferência tantas vezes se queira. Se você utiliza o comando Colar normal, será colado no arquivo o primeiro elemento da área de transferência. Ao clicar em Selecionar tudo, todo o conteúdo da área de transferência se colará no arquivo de destino. Se clicar em Apagar tudo, todos os elementos serão apagados da área de transferência. Se não deseja utilizar a área de transferência, clique em Opções no painel de tarefas do porta-arquivos e, a seguir, clique em Recolher sem mostrar área de transferência. 20. Você está trabalhando com vários documentos e de repente o computador desliga O Office XP faz um auto-salvamento dos arquivos nos quais estava trabalhando no momento em que ocorre algum problema. Esta ação se realiza em aplicações como Word, Excel Access e PowerPoint. Quando voltar a abrir qualquer aplicação, aparecerá a janela "Recuperar o Documento", na qual poderá escolher os arquivos que deseja recuperar e guardar. próximas 20 dicas |